文書保管（書類保管）

専用文書管理システム
ISO取得
文書溶解
文書保管QA

サービス概要

個室化した管理スペースを提供
書類保管リストはWEBシステムで閲覧

当社では保管サービスのメニューの１つとして、「文書保管（書類保管）サービス」をご提供いたしております。お客様の各種機密文書・書類等をお預かり（集荷）した後、当社の物流施設で保管し、必要に応じてお届け（配送）したり、廃棄処理したりするまでの一連の管理業務を、当社が一括で請け負うサービスです。

文書保管サービスの特徴

国内5大都市圏をカバーする保管拠点
WEB利用の専用文書管理システムで楽々管理
高いセキュリティ環境、ISO27001取得済み
廃棄もお任せ、廃棄報告書は無償で発行！

WEB利用の専用文書管理システムで楽々管理！

「文書保管サービス」をご利用いただくと、当社が用意するWebを活用した文書管理システムを通じて、どのような文書を保管しているか、その明細をリストで管理・閲覧できるほか、文書ごとに設定される保管期限などを把握することができます。さらに、お預かりしている文書が「保管期限切れ」を迎えることをお知らせする通知メールを当社から送付するため、お客様は、廃棄処理の手配漏れなどを防ぐことが可能です。

◆リアルタイムで文書在庫確認
◆保管期限が切れる前にメールでご連絡
◆新規預け入れの集荷依頼
◆文書箱の集荷/配送/廃棄依頼には管理者の承認要
◆お預け中の文書箱のお届け配送申請

承認機能とは？

集荷／配送依頼入力時に責任者へ審査・承認依頼が配信され、承認後に倉庫区へ指示されます。

期限切れ通知

＊保管期限が迫るとシステムより自動で担当者へメール通知されます。メール配信のタイミングは下記の５回になります。 ①１ヶ月前 ②２週間前 ③１週間前
④３日前 ⑤期限切

お届け・集荷日数

【集荷】
ご依頼日の翌日(ご依頼日＋1日 or 2日)
【配送】
ご依頼日の翌日(ご依頼日＋1日 or 2日)

＊一部地域を除きます。

高いセキュリティ環境、ISO取得済み

当社の「文書保管サービス」は、文書の保管エリアを個室化しています。
一般的に、物流施設内では、文書とともに他の荷物などが保管されているケースが少なくありません。しかし当社では、文書と他の荷物の保管エリアを区分けし、文書スペースについては施錠管理を行っています。担当者以外は入室できない仕組みを構築することで、文書の不正閲覧や盗難の防止を図るなど、高いセキュリティー水準を維持しております。

文書専用の保管エリア

監視カメラ・ＩＤカードなどの厳重なセキュリティ環境の下、お客様の資産を保管・管理いたします。

エントランス①

エントランス②

ICカード式電気錠①
エントランス③

ICカード式電気錠②
倉庫2階

監視カメラ
文書保管庫入口①

ICカード式電気錠③
文書保管庫入口②

文書保管庫①

文書保管庫②

廃棄もお任せ、廃棄報告書は無償で発行！

お客様から廃棄のご指示があったものについては溶解処理にて廃棄の代行を行います。

溶解リサイクル処理について

弊社社員が立会いのもと、無開梱のまま溶解炉に投入し、溶解処理致します。溶解処理された紙は、トイレットペーパーなどにリサイクルされます。

当社の「文書保管（書類保管）サービス」は、文書の出し入れやリスト管理など運用面での利便性や、情報を漏えいさせない環境づくりが評価され、現在、数多くのお客様にご利用いただいております。

文書保管に関するよくあるご質問

SBSリコーロジスティクスの文書保管サービスには、どのような仕組みと特長がありますか？

当社の文書保管サービスは、国内5大都市圏に保管拠点を展開し、全国対応が可能です。専用のWEB管理システムを活用することで、文書の検索・取り寄せが簡単に行えます。保管施設はISO27001認証を取得した高いセキュリティ環境を備え、機密文書も安心してお預けいただけます。

どのような文書を預けることができますか？

当社では、契約書、請求書、決算書類、設計図面、カルテ、研究データなど、企業や団体が管理するさまざまな文書の保管に対応しております。機密性の高い書類や、法令により一定期間の保管が求められる書類の管理にも適しています。なお、当社がお客様の書類内容を確認することはございません。あくまで適切な管理・保管を目的としたサービスとなりますので、ご安心ください。

どの地域でも文書保管サービスを利用できますか？

当社の文書保管サービスは、北海道から九州まで、国内5大都市圏にに保管拠点を設けており、全国のお客様にご利用いただけるサービスです。

どのように文書を預けたらよいでしょうか？文書保存箱はサイズが決まっていたり、指定のものがあるのでしょうか？

お預けいただく文書を分類・整理し、必要に応じてファイルやフォルダーにまとめて頂ければと思います。文書は、当社指定の保存箱に収納していただくか、お客様がご用意された箱を使用することも可能です。当社指定の保存箱は、以下のサイズをご用意しています。
標準サイズ：435mm × 325mm × 295mm　@3,000円(10枚/セット）
お客様にて文書箱をご用意なさる場合は、上記の各サイズとほぼ同等のもので、書類の重みに耐えられる耐久性のあるものをご用意ください。また、ご希望により集荷も行っておりますので、ご相談下さい。

文書の保管期間はどのくらい設定できますか？短期間でも文書を預けられますか？

保管期間はお客様のご要望に応じて柔軟に設定できます。長期保管はもちろん、短期間（数カ月単位）での預かりも可能です。法定保存期間の管理にも対応し、一定期間経過後の文書の更新・返却・廃棄もサポートします。短期間の利用をご希望の場合も、まずはお気軽にご相談ください。

文書の出し入れはどのように行いますか？預けた文書箱は1箱からでも取り出し可能ですか？

専用のWEB管理システムを通じて文書の検索や出庫依頼が可能です。預けた文書は1箱からでも取り出しでき、ご希望の場所へ配送します。通常の出庫依頼の場合、翌日にはお届けが可能です。（※通常配送：ご依頼日＋1日 or 2日。一部地域を除きます。）リードタイムは保管拠点や配送エリアによって異なりますので、詳細はお問い合わせください。

保管している文書を急ぎで取り寄せることはできますか？

はい、特急対応サービスをご利用いただけます。通常の出庫は最短翌営業日の配送ですが、お急ぎの場合は当日出庫・当日配送にも対応可能です。対応エリアやご依頼のタイミングによって異なりますので、詳細はお問い合わせください。

個人情報や機密情報が含まれる文書も預けられますか？文書保管サービスのセキュリティ対策について教えてください。

はい、安全にお預けいただけます。当社の保管施設は文書保管エリアを個室化し、施錠管理を徹底。担当者以外の入室を制限し、不正閲覧や盗難を防止しています。さらに、ISO27001認証を取得し、入退室管理や監視カメラによる24時間体制のセキュリティ対策を実施。文書はバーコード管理により追跡可能で、不正な取り扱いを防ぎます。機密文書の保管方法についてもご相談いただけますので、お気軽にお問い合わせください。

預けた文書箱の情報を確認することはできますか？

はい、専用のWEB管理システムを通じて、預けた文書箱の情報をいつでも確認できます。システム上で保管場所や管理番号、入庫日、出庫履歴などを検索でき、必要な文書の取り寄せ依頼も簡単に行えます。また、保管期限の管理機能も備えており、期限が近づいた文書の更新や廃棄の手続きもスムーズに対応可能です。

法令で定められた文書保存期間を超えた場合、通知をもらうことはできますか？

はい、当社のWEB管理システムには通知機能があり、法令で定められた保存期間を超える前に事前通知を受け取ることができます。メール配信のタイミングは①１ヶ月前 ②２週間前 ③１週間前 ④３日前 ⑤期限切の5回に渡って設定いただけます。

文書の電子化（デジタル化）にも対応していますか？

はい、スキャニングによる電子化サービスに対応しています。お預かりした文書をデジタルデータ化し、PDFや指定のファイル形式で提供可能です。電子化したデータは、WEB管理システムを通じて閲覧・検索できるため、業務効率の向上やペーパーレス化を推進できます。また、機密文書の電子化に際しても、セキュリティ対策を徹底し、安全に管理いたします。
※なお、大量の電子化につきましては、パートナー会社へ委託の可能性もございますのでご了承ください

文書の廃棄サービスも提供していますか？

はい、機密文書の安全な廃棄サービスを提供しています。不要になった文書は、溶解処理など適切な方法で廃棄し、情報漏えいを防ぎます。また、廃棄報告書は無償で発行し、適切な処理が行われたことを確認できます。法令や社内規定に基づいた廃棄スケジュールの管理も可能ですので、お気軽にご相談ください。

一定期間後に不要になった文書の廃棄は依頼できますか？

はい、当社では、溶解リサイクル処理を用いた安全な文書廃棄サービスを提供しております。お預かりした文書は、未開封のまま溶解炉に投入し、溶解処理いたします。処理後の紙は、トイレットペーパーなどにリサイクルされ、資源の有効活用に貢献します。また、廃棄報告書は無償で発行いたしますので、適切な処理が行われたことを確認できます。法令や社内規定に基づいた廃棄スケジュールの管理も可能ですので、お気軽にご相談ください。